E-Mail-Integration

E-Mail-Systeme haben sich zur zentralen Kommunikationsplattform entwickelt, sind jedoch zur Aufnahme großer Datenmengen und deren Verwaltung über Jahre hinweg nicht geeignet. Unternehmen haben mit überquellenden Postkörben und einer schlechten Systemperformance zu kämpfen. Einen Ausweg aus diesem Dilemma bringt die E-Mail Integration in das ELO ECM.

ELO + E-Mail = schnell und umfassend informiert

ELO lagert sowohl den E-Mail-Text samt Anhängen als auch die Indexdaten in eine leistungsfähige SQL-Datenbank aus. Über effiziente Suchmechanismen kann der Anwender jederzeit aus dem E-Mail-System heraus auf seine archivierten Dokumente und Daten zugreifen.

• Der Vorteil ist, neben der Entlastung der E-Mail-Datenbank, der zentrale und schnelle Zugriff auf Inhalte, die im Team oder Projektgeschäft dringend benötigt werden.
• Gruppen und Benutzerrechte werden hierbei mit abgebildet.
• Hinzu kommt, dass für interne Arbeitsabläufe der ELO-eigene graphische Workflow eingesetzt werden kann.

Der ELO-Workflow arbeitet als komfortable Steuerungskomponente für die E-Mail-Plattform, hierbei kann der Anwender durchgängig seine Prozesszustände über das vertraute E-Mail-System abwickeln.

Kosten sparen durch intelligente Archivierung

Serverspeicherplatz verursacht gerade bei größeren Systemen hohe Kosten. Ein Ausweg hieraus ist eine automatisierte, serverbasierte E-Mail-Archivierung zu aktivieren:

• Hierbei werden die Attachments von den Mails automatisch abgetrennt, archiviert und durch einen Link ersetzt.
• Dies erfolgt für den Anwender völlig transparent.
• Ein automatischer Dublettencheck sorgt zusätzlich dafür, das nicht unnötiger Weise ein Dokument mehrfach abgelegt wird und dadurch kostbaren Speicherplatz verbraucht.
• Eine leistungsfähige Replikationskomponente stellt sicher, dass ELO im Bedarfsfall analog zum E-Mail-Server auch verteilt aufgestellt werden kann.

Leistungsfähige E-Mail-Integrationen sind für alle namhaften E-Mail-Systeme wie Exchange oder Notes vorhanden.